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Gestión Documental con Digital Documental Management.

La realidad económica y social de los últimos años ha cambiado sustancialmente el enfoque y la importancia que se da a ciertos activos empresariales. Si antes primaban los activos materiales, ahora las empresas comienzan a dar un gran valor al capital humano que poseen.

Este es considerado un verdadero activo intangible que surge de la propia información que generan y manejan sus empleados, es lo que se conoce como la “memoria” de la propia organización. La correcta gestión de este conocimiento ya está provocando la diferenciación y la supervivencia de muchas empresas en casi todos los sectores.
En este nuevo entorno, las nuevas tecnologías y sus gestores tienen un papel muy importante.

Para conseguir que una empresa disponga de un buen sistema de gestión del conocimiento es preciso que previamente desarrolle un correcto método de gestión documental. Esto significa que se debe estudiar cómo conseguir ordenar sistemáticamente la gran cantidad de papeles que se pueden llegar a producir en las empresas. Y esto es aplicable igualmente a aquellas organizaciones que ya hayan comenzado con algún sistema de digitalización mediante escáneres que milagrosamente hacen desaparecer los papeles.

Para llevar a cabo un correcto sistema de gestión documental se han de tener muy claro los objetivos que se pretenden obtener, que no pueden ser otros que los siguientes.

1. Facilitar el trabajo de las personas con los documentos y la información en general.
2. El valor de cada documento para conservar sólo aquellos que sean precisos.
3. Facilitar el flujo de información entre todos los empleados, entendiendo que se trata de un recurso colectivo. Por lo tanto, la información se tiene que clasificar previamente para ponerla al alcance de todos aquellos que la tengan que compartir.
4. Todos los empleados en algún momento de su trabajo necesitan disponer de la información en algún momento con independencia de quienes estén trabajando en ese momento. La documentación se crea y se registra en el sistema con el fin de conservarse en la empresa para que pueda ser utilizada por aquellos que la necesiten y estén al frente de las obligaciones en cada ocasión, de esta manera la organización dispone de un conocimiento propio que la haga viable y duradera en el tiempo por sí misma.

Por su parte, un sistema de gestión documental actual y moderno para buscar los anteriores objetivos ha de tender a la desmaterialización de la información. No se trata sólo de una cuestión ecológica o de crecimiento económico sostenible, que también es importante en sí misma, sino que la empresa podrá obtener mayores niveles de eficacia si comienza a implementar soluciones de gestión del conocimiento mediante sistemas corporativos digitales de la información.

La plataforma documental implementada en tiene las siguientes funciones:

1. Organiza racionalmente los directorios informáticos y los accesos a los mismos, estableciendo las normas o sistemas para el almacenamiento de los documentos.
2. Elimina las copias y versiones de un mismo documento, con la doble finalidad de ahorro de espacio y de inseguridad por la posibilidad de desactualización o caducidad de la información utilizada.
3. Determina los sistemas para salvaguardar la integridad de los documentos, o lo que sería mejor decir, de la información en ellos contenida.
4. Establece el sistema para buscar eficazmente, sin tener que dedicar un tiempo excesivo que desanime el uso de la información digitalizada.

El empleo de las nuevas tecnologías para el uso comunicativo en las empresas se ha convertido en la actualidad en un recurso estratégico para el éxito. La tendencia a un crecimiento continuado en el uso de intranets es la única respuesta a una necesidad vital en el mundo empresarial de hoy:

La plataforma de DigitalTeam dispone de un eficiente mecanismo de gestión de la información como elemento de creación de valor.

Todas las empresas persiguen disponer un conocimiento compartido por todo su personal a través una correcta y eficaz gestión.