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Workflow de Automatización de la Gestión Documental
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Es un sistema de control y registro de documentación, el mismo
que pública y administra por la Intranet Corporativa la documentación institucional pública y privada. Es una solucion para monitorear los oficios, facturas, etc, que ingresan a la institución. Permite hacer seguimiento y dar información a empleados, proveedores, contratistas entre otros. Identifica la ubicación del trámite y el tiempo que se está demorando en cada instancia.
• Todos los documentos son escaneados y procesados con OCR utilizado KOFAX.
• Se identifica principalmente Objetivo, Alcance, Descripción, Responsables. Documentos adjuntos.
• Captura todo tipo documental externo que ingresa a la institución, ejemplo cartas, memos internos, mensajes fax, informes, etc.
• Se identifica fácilmente al usuario responsable que solicita, revisa y aprueba un documento.
• Se establece tiempos de revisión, y aprobación para cada uno de los documentos. Identificando si se realiza dicho trabajo en los tiempos establecidos o si se encuentran en alerta.
• El sistema funciona con el mismo concepto de administración de alertas que utiliza el producto Digital Workflow.
• Cada tipo de documento definido tiene un Workflow relacionado con la finalidad de identificar el estado de aprobación y publicación.
• Existen estados del trámite e identifica si el documento registrado está, “Pendiente” , “Esperando Respuesta”, “Atendido”, “Concluido” .
• Maneja un esquema de versionamiento para cada tipo documental.
• Permite realizar búsquedas avanzadas de información.
• Con el módulo de KOFAX el motor de búsqueda ubica resultados del ORC.
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